调取工商档案信息是指通过一定的程序,查询企业工商注册登记、经营范围、投资规模、经营状况等综合情况,从而了解企业基本信息或防范交易风险或投资风险,为经营者的决策提供参考。


一、工商档案分类

目前,工商档案分为两种, 业内统称为外档和内档。 这两种工商档案的内容和信息量不同,获得的方法、途径以及用途也有所不同。

1、工商外档,又称工商盖章机读档案。

主要包含:基本信息(企业名称、住所地、法定代表人、资本状况、经营范围、设立时间、经营期限、电话信息等)、股东信息(股东名称、出资额、出资时间、出资方式等)等。

2、工商内档,又称工商原始登记信息查询。

主要包含:企业营业执照、法定代表人身份证明、设立登记申请书、股东身份证、出资比例、公司章程、验资报告、出资(现金、实物等)、办公场地证明、银行帐户、历届变更、董事会信息、分支机构 对外投资等。

注:由于各地工商局系统格式不一致,具体内容以工商局登记为准。


二、工商档案的主要用途

1、在各种经济活动中,了解合作伙伴的财务及信用状况是非常必要的,而要全面地了解合作伙伴的各项情况,工商档案发挥着不可替代的作用。通过查询目标公司的工商档案,我们基本上可以掌握目标公司的整体情况,公司的开立主体,公司的股东,股东出资额及出资比例,公司注册资本,公司财务状况,公司年检情况等。这样就能有效避免和控制交易中的各种风险,创造相互信任的交易环境。

2、在涉及诉讼、仲裁等纠纷时,工商档案是重要的证据,能够证明企业与企业,股东与企业之间的关系,弄清公司的大股东及实际控制人;在立案时,工商档案一直都是法院要求立案的必须材料;在执行中,通过工商档案能查到财产线索,成功实现当事人的权利,避免因找不到可执行的财产使判决书沦为一张废纸。

3、向政府有关部门证明多家公司间是否有关联关系。由于已上市企业有些盈利是通过关联交易完成,为避免依赖关联交易盈利的公司上市,证监会要求拟上市公司证明跟他们的客户公司之间没有关联关系,这就只能依赖工商档案查询来完成这个证明,主要审查工商档案中关于股东及股东沿革的信息即可判断拟上市公司与主要客户之间有无股权交叉持有等关联关系及关联交易。

综上所述,如果不是公检法或涉诉案件查询工商档案,则需委托律师代为进行操作。


三、如何调取工商档案

无论外档或者内档都是从工商局获得的,有工商局加盖的档案查询章。

如果仅仅需要了解目标公司的基本情况, 或者用来立案, 那么查询工商外档就足够了。外档一般比较容易获取,律师持律师证就能调查,并且从地级市或者省级的工商局就能打印。

如果要了解目标公司的详细情况,或者要作为诉讼证据使用,就需要调取工商内档。目前我国工商行政管理机关一般不针对个人提供工商档案查询服务,如下单位可持相关证件对企业内档进行查询:

 1、各级公、检、法机关,审计机关及其他党政军机关持介绍信(公函)及查询人员工作证件;可查阅与调查、处理事项有关的企业登记档案资料。

2、持企业介绍信、营业执照(副本原件)、本人身份证(工作证),可查阅本企业的企业登记档案资料。

3、律师受当事人委托,持律师事务所介绍信和律师执业证,可查询与代理事项有关的企业登记档案资料。

4、其他企事业单位、个人因诉讼、仲裁等需要查阅企业登记档案的,持单位介绍信、本人身份证(工作证)和法院或仲裁机构的相关证明,可查阅与之相关的企业登记档案资料。


四、调取工商内档小贴士

(一)注意档案细节及变化

普遍来说,一份完整的企业工商内档包含了企业大量有关信息及数据,大到企业基本业态、经营情况,小到一次章程的修改、人员的变动。

在一个企业股权纠纷争议中,往往争议的事实发生在过去,仅仅凭事后当事人的回忆,既不能准确厘清事实,又缺乏足够的证据来佐证自己的主张。而工商内档的存在,它本身就是一种法定证据材料,并且在一定程度上证明效力远远高于当事人私下达成的一些协议及约定。

在这之中,股权变更必然伴随着股权变更协议、股东大会决议、相关资产审计报告等,可以准确反映交易的时间、方式、对象。即便在争议中,当事人可能拿出私下达成的书面协议或录音等证据,但只要工商内档相关联材料能相互印证,就能争取主动。当然通过多份内档中股东会决议的前后比照,是否存在签名差异引发异议等问题,也是需要查档人员重视的。

其次,在一些工商内档中包括了企业股东的出资缴纳情况,会在内档中发现一些股东个人银行缴纳出资的凭证,这些往往真实反映了法人股本的收入情况,也能通过缴纳银行账户来对比是否为企业主银行账户,评估是否有无可能存在抽逃资金等情况,需要进一步申请法院调查,这些细节也为诉讼中发现企业隐匿资产提供了便利。

最后,在一些涉及企业股东、高管的民刑事案件中,往往个人的身份决定了案件的性质及走向,而现实中各个相关行政部门往往并不将个人就业、身份、职业等信息向律师公开,通过耐性发掘工商档案中相关股东、出资人、高管等身份材料及提交履历,往往有助于把握对象的身份地位,有无与当时任职规定等冲突的情况。另外,借助相关个人信息的发掘,也有利于拓展相关其他证据线索的调查。


(二)明确查询内容及重点

一家企业的材料往往有很多页面,且重复内容较多,如果一味全部检索或打印往往比较浪费时间精力。所以,首先明确查询内档的目的尤为重要。

常见的企业工商内档资料主要分为“企业变更”与“年检情况“。其中“企业变更”主要以时间为主线,从登记设立、股东变化、股权变化、资金地址变化、主营业务变化等来提供相关手续及提交材料。“年检情况”则主要按年份记载每年财务年报情况、对外投资情况、企业银行账户纳税账户情况及相关工商处罚情况。大致来讲,查阅工商内档的目的往往集中于:

1、尽职调查。

一些商业合作前客户习惯通过公开信息的尽职调查来了解将来合作企业的资信情况,而工商内档作为全面反映企业资格、财产、业务情况等的法定公示材料,往往可以从中提炼出大量有益信息。例如,现在很多融资欺诈类案件中,当事人往往借用一些僵尸公司的名义签订融资或买卖合同,骗取财物后迅速转移只留下空壳公司将纠纷拖入漫长的民事诉讼环节。如果业务开展前,通过工商内档调查,发现其过去几年的股东变动情况是否频繁,年检信息是否清晰,加上登记办公地址的实地走访,完全可以规避一些简陋的骗局。

2、查阅调查企业章程、决议、批示等历史书面记录。

办理企业相关手续,需要查阅上述的公司信息。此种情况下,注意企业历史沿革,尤其关注一些所有制转变的老企业的历次变更信息很重要。在1996年公司法颁布以前,没有股东会决议等规范性文件,需要查档者从散见于主管部门或政府部门的批示、答复、意见等红头文件中梳理出相关企业改制等依据,切不可只调取工商变更情况而忽视相关文件的筛选整理。

3、调查企业管理人员个人信息,拓展追加诉讼对象。

对于当下公司企业实际控制人滥用法人制度规避债务等情况,如何能通过公开的工商信息调查企业股东、出资人、高管的人员变动情况,结合身份资料及高管简历,来梳理人员脉络,发现是否存在实际支配人滥用权利等线索,也是有助于诉讼解决或非诉谈判的有效情报手段。

所谓有的放矢,一些律师往往忽视现场去工商内档调查的工作,习惯让律师助理或实习生去调档。却又没有明确交代注意哪些要点和目的,造成的结果很可能是遗落重要细节,例如某某出资人的身份信息、或许年检中有关企业登记银行账户是否变化等。所以尤其在一些跨地区协助调档的过程中,更要明确调查要点,抓住重点,避免成本及时间的浪费。


(三)寻找其他重要证据线索

工商内档数据虽然详实,但很多时候也仅仅只言片语,若律师需要进一步了解掌握重要信息,就需要顺藤摸瓜带着线头去其他单位调查。但工商内档至少给了一个明确的方向。

在诉讼中往往律师苦于不能及时发现企业银行账户防范企业隐匿资产的情况。那就可以通过工商内档中年检部门,查阅相关利润表、资产负债表来大致了解企业经营情况,并根据等级的企业纳税编号,开局调查令赴税务部门进一步调查。往往企业在面对税务部门的日常核查过程中不太容易造假隐匿,所以通过工商到税务、审计部门的曲线,往往能够发现并掌握一些额外的企业信息,有利于律师诉讼中发挥更多作用。